Чтобы избежать рисков, связанных с переходом на электронный документооборот и обмениваться с контрагентами как неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.), так и формализованными документами (для которых ФНС России официально утвердила формат), правильнее осуществлять оборот электронных документов используя специально созданные системы Операторов ЭДО.
В свою очередь, сервис ЭДО - это почтовик, который имеет защищенный канал связи и шифрования, обеспечивающий безопасность передачи документов с соблюдением законодательно установленных форматов документов и регламентов передачи.
Как внедрить ЭДО:
- Выбрать оператора ЭДО
- Получить КЭП
- Уведомить контрагента о подключении к оператору ЭДО, сообщить о наличии роуминга.
- Направить приглашение или уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена.
Что вам даст ЭДО?
- Электронное взаимодействие между контрагентами позволяет в считанные секунды доставить документ, и это будет не просто документ, а подписанный КЭП и не требующий дублирования в бумажном виде.
- Контроль движения отправленного документа. Вы всегда видите, какой документ получен, а какой в стадии ожидания.
- Сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение документов.
- Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве.
- А также интеграция с уже установленными программами учета.
И, в заключение: даже если у вас нет такого объема документов, вы маленькая организация и нет необходимости (как вы думаете) в использовании ЭДО, рекомендуем хотя бы попробовать на “небольшой” период или на “минимальный” пакет подключиться к ЭДО. Разница будет очевидна.