Общие понятия
Электронный документооборот - это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения. При этом, как правило, подразумевается полный цикл автоматизации движения документа (от получения или порождения до отправки или перевода в архив) и существенное (вплоть до нуля) сокращение объема использования бумажных документов.
При этом электронный и безбумажный документооборот — не одно и то же, так как и электронный документооборот может оперировать (зачастую так и происходит) в том числе образами (отсканированными оригиналами) бумажных документов. Не всегда очевидна разница двух понятий: «делопроизводство» и «документооборот».
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98).
Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив (ГОСТ Р 51141-98).
Таким образом, можно говорить о том, что документооборот входит в круг задач делопроизводства. Как правило, СЭД включают в себя не только автоматизацию документооборота, но многие элементы автоматизации делопроизводство, поэтому в большинстве случаев мы можем говорить о системе электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД).
Система электронного документооборота (СЭД).
Организация документооборота на предприятии.
Работа СЭД строится вокруг одного базового понятия документ. Именно документ является «единицей информации» в СЭД. Система документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами:
· хранение
· аудит
· движение документов по исполнителям в организации
· выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение
В организации, где внедрен ЭДО и используется система управления документооборотом, документ является и базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление в организации осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам.
Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной, например, библиотечной. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования — правами доступа к документу и его состоянием в рамках бизнес-процесса.
· категоризация документов по типам и видам снабжение каждого типа или вида;
· документа любыми необходимыми атрибутами заданные бизнес-процессы;
· обработки документов механизмы управления задачами и контроля их выполнения;
· надежное хранилище документов с возможностями атрибутивного и полнотекстового поиска.
При этом электронный и безбумажный документооборот — не одно и то же, так как и электронный документооборот может оперировать (зачастую так и происходит) в том числе образами (отсканированными оригиналами) бумажных документов. Не всегда очевидна разница двух понятий: «делопроизводство» и «документооборот».
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98).
Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив (ГОСТ Р 51141-98).
Таким образом, можно говорить о том, что документооборот входит в круг задач делопроизводства. Как правило, СЭД включают в себя не только автоматизацию документооборота, но многие элементы автоматизации делопроизводство, поэтому в большинстве случаев мы можем говорить о системе электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД).
Система электронного документооборота (СЭД).
Организация документооборота на предприятии.
Работа СЭД строится вокруг одного базового понятия документ. Именно документ является «единицей информации» в СЭД. Система документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами:
· хранение
· аудит
· движение документов по исполнителям в организации
· выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение
В организации, где внедрен ЭДО и используется система управления документооборотом, документ является и базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление в организации осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам.
Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной, например, библиотечной. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования — правами доступа к документу и его состоянием в рамках бизнес-процесса.
- Любой документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов — это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих
- Любой документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля организации
- Любой документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск)
· категоризация документов по типам и видам снабжение каждого типа или вида;
· документа любыми необходимыми атрибутами заданные бизнес-процессы;
· обработки документов механизмы управления задачами и контроля их выполнения;
· надежное хранилище документов с возможностями атрибутивного и полнотекстового поиска.